Si può rendere paperless un intero processo aziendale? Prendiamo ad esempio il processo HR dalla ricerca e selezione di personale fino all'onboarding, ossia all'inserimento in azienda. Possiamo eliminare qualsiasi tipo di cartaccia, digitalizzare tutto, essere più efficienti, risparmiare soldi e salvare anche qualche albero? Si, ma facciamo prima un passo indietro.
Chi mi segue da un po’ di tempo sa che amo viaggiare. Che sia per lavoro o per svago, non mi spaventa fare e disfare le valigie. Il mio ultimo viaggio è stato in Belgio a Bruxelles. Esattamente a Louvain le Neuve, un grande paesello di circa 29 mila anime a poco più di 20 minuti di auto da Bruxelles.
Oltre alla birra, la ridente cittadina belga offre praticamente nulla, ma ospita presso al campus universitario l’appuntamento annuale organizzato da Odoo, società di software che sviluppa una piattaforma open source per la gestione dell’azienda. In Seedble preferiamo parlare di corporate performance management. E difatti lo è, viste le grandi potenzialità.
Ne hai mai sentito parlare? Noi lo utilizziamo internamente per gestire l’informazione di alcuni processi aziendali e collaboriamo con diversi partner per introdurlo e implementarlo in organizzazioni dove abbiamo avviato percorsi di trasformazione digitale.
Innovazione e digitalizzazione dei processi aziendali: il paperless process
Dal 3 al 5 Ottobre scorso si è riunita l’intera community Odoo per l’Odoo Experience. Aziende, professionisti, programmatori e consulenti da tutto il mondo si sono riuniti per scoprire gli ultimi sviluppi della piattaforma (Odoo 12), seguire gli oltre 160 workshop programmati e fare networking.
Ho incontrato professionisti dagli States e dall’India con mia grande meraviglia! Ho capito il motivo del lungo viaggio quando ho scoperto che la sera, dopo le sessioni di lavoro, c’era musica e open bar. Birra no limits per tutti. Li comprendo e li stimo.
Ma torniamo al nostro processo HR paperless. In uno dei workshop organizzati da Odoo si è affrontata l’importanza di digitalizzare un processo aziendale che abitualmente produce tanta carta: la selezione e l’inserimento di personale. Dai cv, ai contratti, dai report ad altri documenti prodotti per l’onboarding di una new entry in azienda, è difficile immaginare la totale assenza di carta. Grazie a Odoo rischi veramente di non stampare nulla!
Proviamo a ripercorrere assieme l’intero percorso, noto sicuramente a chi si occupa di risorse umane, con l’ausilio di Odoo.
Disclaimer: non sarà esaustivo e completo in quanto il supporto di una demo può facilitare la comprensione di ciò che andrò a descrivere, ma il mio intento è quello di mostrarti la facilità e l’immediatezza degli step. Let’s go!
Step 1: Integrazione di Odoo con il tuo sito web.
Innanzitutto devi integrare il modulo HR di Odoo nel tuo sito web, così da poter lavorare le informazioni inserite dall’utente (potenziale candidato) direttamente dalla tua dashboard.
Qualora il tuo sito web non la presenti già, è necessario dedicare una sezione “Lavora con noi” (o trovi altre forme più accattivanti) con le varie job opportunities in modo che il potenziale candidato - per semplicità lo chiamerò Carlo - possa compilare l’application form e inserire nei vari campi le informazioni chiave. Fin qui ci siamo.
Step 2: Gestione e valutazione candidature.
Dal modulo HR di Odoo puoi, dunque, visualizzare le varie candidature pervenute, suddivise per le job opportunities aperte e accedere a tutte le informazioni richieste (cv, motivazione, skills, …).
Direttamente dalla tua schermata puoi assegnare - ad esempio - la candidatura di Carlo a un tuo collega per un check e un’eventuale approvazione. Avrai una scheda dedicata per il candidato in cui inserire commenti e allegati, interagire con i tuoi colleghi e avviare comunicazioni, anche con Carlo.
Step 3: Schedulazione video conference e primo colloquio.
In caso di esito positivo o negativo puoi contattare Carlo dalla tua dashboard Odoo, inviando una email o pianificando una video call conoscitiva e tenere il primo colloquio.
Se utilizzi le soluzioni business di Google (GSuite) sappi che si integrano alla perfezione con Odoo. La tua Gmail è collegata al modulo HR e, non appena fisserai l’appuntamento per il colloquio, il tuo Google Calendar ti si aggiornerà con il relativo link ad Hangout Meet, il sistema di video conference Google. Odoo si integra con tantissimi altre piattaforme essendo un open source nativo.
Step 4: Negoziazione e contratto.
Se il profilo di Carlo incontra le tue aspettative e si dimostra particolarmente brillante, hai per le mani un potenziale talento e non puoi prenderti il lusso di perder tempo con la fase di negoziazione. Così con un click puoi inviargli direttamente dal modulo HR il contratto. Ma non come allegato! Attraverso un link, Carlo accederà al contratto e potrà inserire - nelle caselle indicate - i dati richiesti (es: anagrafica) e apporre una firma digitale laddove richiesta, sostituendo quella autografa e avendo comunque valore legale.
Step 5: Onboarding.
Dopo la sottoscrizione del contratto, dalla scheda “candidato” crei quella dipendente con un click. “Switchi” come si dice in gergo aziendalistico... Crei dunque la sua email aziendale e tutto ciò di cui ha bisogno per affrontare il “primo giorno di scuola”. Sempre dalla tua dashboard puoi inviargli materiale aziendale per avviare l’onboarding: company profile, guidelines e tutto il necessario per inserirsi al meglio nell’organizzazione. Carlo è finalmente parte del tuo team.
Ovviamente ho semplificato alcuni passaggi. Ritengo fondamentale incontrarsi di persona almeno una volta prima di un’eventuale negoziazione e la fase di valutazione richiede sicuramente qualche confronto intermedio in più.
Tuttavia, seppur sia necessaria una demo per comprendere appieno i passaggi nella piattaforma, ho provato a descrivere un intero processo paperless. Hai visto della carta?
Ma quali sono le azioni necessarie affinché questa “magia" possa avverarsi?
- Definire bene l’intero processo e i vari step da seguire. E per quello ci siamo noi.
- Aggiornare le tecniche di recruiting per incontrare le esigenze nascenti con il nuovo processo.
- Conoscere le potenzialità dell’intera piattaforma Odoo per rendere efficiente non solo il processo preso in oggetto, ma tutti quelli collegati o di contorno (salari, trasferte, flotta, permessi, performance).
Quello preso come esempio è solo uno dei principali processi da rinnovare e digitalizzare per trasformare la propria azienda e proiettarla verso nuovi modelli organizzativi. La gestione amministrativa (fatturazione, contabilità, contrattualistica, rapporti fornitori, ecc..) e la gestione commerciale (CRM, vendite, marketing automation, …) sono altri processi che, se revisionati e ottimizzati con il supporto della tecnologia, possono garantire una maggior elasticità e produttività delle persone.
Se vuoi scoprire di più sul modulo HR di Odoo clicca qui. Mentre, se vuoi avviare un percorso di ottimizzazione dei processi e trasformazione digitale con noi, scrivimi anche ad andrea.solimene@seedble.com